Znaleźliśmy się wszyscy w bardzo nietypowej sytuacji. Wiele firm postanowiło zezwolić na pracę zdalną ze względów szeroko rozumianego bezpieczeństwa. W związku z tym media wiele czasu poświęcają tematowi pracy z domu. Firmy w pośpiechu kupują laptopy, stawiają VPN dla pracowników, tworzą nowe procedury dostępu do danych.

Nagle wszyscy z dnia na dzień mamy stać się pracownikami online, być omnichannelowi, sprawnie korzystać z nowoczesnych aplikacji do wideokonferencji, chatów itp. A przecież w większości przypadków nikt nigdy nie uczył.Może więc warto poświęcić chwilę, aby zrozumieć ideę home office i sprawdzić, jak przygotowane są organizacje, osoby i model biznesowy do świadczenia pracy zdalnej?

Czy każdy może pracować online z domu?

Nic bardziej mylnego. Praca z domu zdecydowanie nie jest dla wszystkich. Jest ona trudniejsza niż się wydaje i wymaga nieprzeciętnej dyscypliny. Niektóre cechy osobowości, jak np. potrzeba obecności innych osób powodują, że praca w domu, po etapie wstępnego entuzjazmu, przestaje być efektywna, wręcz zaczyna nabierać niszczycielskiego charakteru. Praca zdalna może izolować, powodować samotność. Pracownicy, którzy decydują się na pracę zdalną muszą poświecić swoją przestrzeń życiową, aby stworzyć własne domowe biuro. Z każdym dniem jednak granica między domem a pracą staje się coraz bardziej niewyraźna w przypadku pracowników zdalnych, istnieje ryzyko wypalenia się, przepracowania.

Możliwość pracy zdalnej dla wąskiej grupy osób będzie natomiast wyzwalająca, a przez to będą oni bardziej produktywni, podczas gdy inni pracownicy utracą energię, będą rozkojarzeni.

Trzeba pamiętać, że rekrutując i szkoląc pracowników, prawie żadna firma wciąż nie bierze pod uwagę zdolności pracownika do efektywnej realizacji zadań w modelu zdalnym. Nasi pracownicy, nasi menadżerowie nie przećwiczyli tego modelu, a więc trudno dziś mówić – pracujemy zdalnie. Raczej powiedziałbym – chcemy pracować zdalnie, ale długa droga przed nami do efektywnego działania.

Co zatem możemy zrobić? Sytuacji niestety nie zmienimy, ale za pomocą kilku poniższych wskazówek możemy ułatwić sobie i naszym pracownikom ten trudny czas.

Zasady pracy zdalnej

Organizacje, które chcą wdrożyć zasady zdalnej pracy, powinny zacząć od kilku podstawowych kroków. Przede wszystkim od upewnienia się, że pracownicy są wyposażeni w trzy kluczowe elementy: odpowiednią technologię, która wspiera pracę zdalną, świadomość reżimu w jakim pracują i jasne instrukcje, wytyczne, w oparciu o które prowadzone będę wszystkie działania.

Odpowiednia technologia – nie tylko laptop w domu z dostępem do zasobów firmy poprzez VPN, ale przede wszystkim nowoczesną platformę coworkingową, w oparciu o którą zorganizowana jest praca, przepływ informacji, dostęp do managerów, sprzedawców, itp. Dziś słyszę, jak firmy w pośpiechu kupują komputery i podłączają stacje do zasobów, traktując to jako wystarczające działanie do prowadzenia pracy zdalnej. Oczywiście to jedynie kropla w morzu. Jest to działanie chwilowe, reakcja na sytuację pandemii, ale niewiele ma wspólnego z modelem pracy zdalnej, w oparciu o którą można rozwijać firmę i prowadzić efektywne działania sprzedażowe

Właściwa dyscyplina, reżim, w którym działa pracownik w domu nie mając managera spoglądającego przez ramię. Kluczem jest tu przestrzeganie ścisłego harmonogramu prac, zadań. Niestety, przynajmniej na początkowym etapie rozwoju w firmie pracy zdalnej, konieczne jest wdrożenie modelu ścisłego raportowania, aktualizacji statusu prac, zadań. System pracy zdalnej, pomimo iż daje większą elastyczność, jest oparty na większej kontroli niż praca w biurze, o czym niewielu pamięta. Nim nauczymy naszych pracowników, kierowników i prezesów samodyscypliny, konieczne jest wspieranie się rozwiązaniami, technologią w tym zakresie. Niech więc nie dziwi fakt, iż w ramach pracy zdalnej, takie elementy jak np. śledzenie obecności przed komputerem, system monitorowania zadania, mają miejsce. Coś za coś.

Jasne i zrozumiałe instrukcje oraz możliwe do osiągnięcia zadania, które prowadzą pracowników podczas pracy w zaciszu własnego domu. Jest to być może najważniejsze wyzwanie dla kierownika, ponieważ w tym przejawia się jego umiejętność do udzielania zwięzłych, jasnych instrukcji, które można wykonać, nawet jeśli nie widzimy się twarzą w twarz. Oczywiście ktoś może powiedzieć, iż dziś możemy zrobić wideokonferencję i będziemy tak jak w biurze omawiać tematy. Nie chodzi jednak o to, by przenosić nawyki biurowe do modelu pracy zdalnej. Siłą pracy zdalnej ma być większa efektywność w przyjaznym środowisku, wspieranym przez szefa pracującego zdalnie, korzystającego z platformy, delegującego zadania, a nie przysłowiowego „gaduły”, który potrzebuje spotkania czy wideokonferencji, by przekazać zadania. Realizując ten element warto zadać sobie pytanie o umiejętności naszej kadry operacyjnie zarządzającej pracownikami.

Era wygody

Dzięki temu, że coraz więcej osób może pracować zdalnie, a technologia nas w tym wspiera, możemy lepiej kształtować obsługę naszych konsumentów. Możemy lepiej planować działania, delegować pracę, wykorzystywać takie elementy jak różne strefy czasowe, a więc zapewniać ciągłość procesu 24h. Nazwijmy to erą wygody dla konsumenta, jakiej nie doświadczał on wcześniej. Śpieszę tu jednak z wyjaśnieniem dla tych, którzy będą mówić, że praca zdalna to dostęp do pracownika 24h, że można mu wysłać maila o 21:00 z prośbą o informacje. A więc nie. Praca zdalna to wygoda dla wszystkich stron i sprawdzian z dyscypliny i planowania. Praca zdalna ma wspierać równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, ponieważ linie między domem a biurem się zacierają. Patrząc w przyszłość, wiemy coraz więcej na temat koordynowania zachowania i motywowania osób pracujących zdalnie. Wciąż jednak niewiele jest przykładów na naszym rodzimym podwórku gospodarczym jak budować wirtualne zespoły projektowe, jak wirtualnie dzielić się wiedzą w sposób uporządkowany – nie mówimy tu o wideokonferencjach, wiadomościach mailowych, ale jak działać systemowo i jak wspierać wygodę pracownika.

Praca zdalna dla utalentowanych ekspertów

Dziś jest czas na poszukiwanie talentów, osób, które są gotowe do pracy z domu bardziej, niż kiedykolwiek wcześniej. Rewolucja technologiczna i wszechobecny Internet spowodowały, że i mała i duża korporacja mogą polegać na dowolnie wybranym ekspercie, jego umiejętnościach, bez konieczności fizycznego kontaktu. Dziś, aby dokonać analizy, ocenić strukturę, przepływ informacji, dokonać usprawnień modelu czy procesu, nie ma potrzeby zapraszać ekspertów do siedziby firmy, spędzać długie narady w salach konferencyjnych. Wszystko to można „załatwić” zdalnie. Trzeba tylko umiejętnie korzystać z narzędzi.

Praca zdalna to rozliczenie za efekty

Zasadniczo coraz większa liczba osób chce pracować w sposób, który najbardziej im odpowiada. Taką szansę daje właśnie praca zdalna. Ale to wymaga zmiany modelu wynagradzania – w dużej mierze jest to model ściśle powiązany z wynikami, a nie liczbą godzin pracy, podczas gdy biura staną się miejscem spotkań, a nie stałą lokalizacją na dzień pracy. Czy to oznacza, że znikną ludzie z pięknych biurowców Warszawy? Jakaś część pewnie tak. Jednak nie wszystkie firmy rozumieją, że aby konkurować pracą zdalną i utrzymać najlepszych pracowników, w nadchodzących latach będą musiały wprowadzić elastyczność w rdzeń swojej kultury korporacyjnej i pozwolić pracownikom ustalać własne harmonogramy. Fundamentalne będą zmiany w myśleniu zarządczym, które będą wspierać model pracy zdalnej. Liderzy muszą nauczyć się, jak zapewnić swoim zespołom rozkwit w wirtualnym środowisku i kontakcie.

4 wskazówki, jak rozpocząć budowanie modelu pracy zdalnej w organizacji

1. Kluczem jest komunikacja. W rzeczywistości komunikacja jest największą przeszkodą w budowaniu zaufania ze zdalnymi zespołami. Wybór odpowiednich narzędzi, konsekwencja w ich wdrażaniu, decydują o sukcesie lub porażce pracy zdalnej zespołów ludzkich. E-mail świetnie nadaje się do przekazania krótkich informacji. Wideokonferencja działa dobrze, gdy potrzebujesz burzy mózgów, rozwiązania trudnego tematu lub podzielenia się trudnymi wiadomościami. Oprogramowanie do zarządzania projektami ułatwia zarządzanie projektami, zadaniami, kontaktami i rozliczeniami – w jednym kompleksowym systemie. Takie platformy pozwalają każdemu członkowi zespołu zobaczyć, nad czym wszyscy inni pracują i jaki jest stopień zaawansowania zadań. Pomaga to zrozumieć, jakie są najwyższe priorytety dla firmy i pozwala przypisać zadania do dowolnego członka zespołu. Technologia szybko się rozwija, dostępnych jest wiele programów zapewniających skuteczną komunikację.

Warto przypomnieć w tym miejscu słowa Johna D. Rockefellera:
,,Umiejętność komunikowania się stała się w dzisiejszym świecie towarem, za który gotów jestem płacić więcej, niż za jakikolwiek inny.”

2. Mierzalne efekty. Wydajność pracy jest oceniana wyłącznie na podstawie tego, czy pracownicy osiągają niezbędne wyniki, a nie na podstawie czasu poświęconego na pracę i kontakt w temacie projektowym. Konieczne jest więc wzbudzenie właściwego poziomu odpowiedzialności pracowników, parametryzacja kryteriów wyjściowych i oczekiwań dla każdej roli – pracownika, kierownika, managera czy prezesa.

3. Zastąpienie niejasnych oczekiwań do bólu konkretnymi. Pięć elementów, które muszą być spełnione dla każdego celu: muszą być konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i terminowe. Wydaje się oczywiste, ale wiemy z praktyki, że często tak nie jest. W pracy zdalnej, brak tych elementów prowadzi do dużo większych reperkusji, niż w pracy biurowej zespołu.

4. Regularne informacje zwrotne. Nigdy za dużo mądrej informacji zwrotnej. Regularne otrzymywanie informacji zwrotnych ma jeszcze większe znaczenie dla pracy zdalnej, ponieważ istnieje wiele potencjalnych nieporozumień, niejawnych założeń, a zatem obszarów konfliktów. Konstruktywna krytyka ze strony pracowników, pracodawców lub klientów jest zawsze dobrą rzeczą – jest szansą na rozwój.

Praca zdalna nie jest i nie będzie dla wszystkich, i nie dla każdej branży. Ale w rosnącej liczbie branż, w których jest ona realnym sposobem prowadzenia działalności gospodarczej, istnieją pewne znaczące korzyści zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Warto z nich skorzystać i zmienić już dziś model pracy na prawdziwie zdalny.